Shërbimi i gjendjes civile është shërbim unik shtetëror. Ky shërbim, ushtrohet si funksion i deleguar edhe nga organet e qeverisjes vendore. Ai plotëson, përditëson dhe administron Regjistrin Kombëtar të Gjendjes Civile, mban aktet e gjendjes civile, lëshon çertifikata, si dhe kryen shërbime të tjera, në përputhje me legjislacionin në fuqi.   

Dokumentet bazë, që lëshon zyra e gjendjes civile, janë: a)   çertifikata e lindjes; b)   çertifikata e martesës; d)   çertifikata familjare; dh)   çertifikata e vdekjes.

Për marrjen e certifikatave duhet të paraqitet vetë personi me kartën e identitetit ose përfaqësuesi i tij i pajisur me prokurë.

Çertifikata e lindjes për personat mbi 16 vjeç, jepet vetëm për efekt zyrtar dhe shërben për të gjitha institucionet.

Taksa e akteve dhe e pullës që lëshon zyra e gjendjes civile është:

për lëshimin e çertifikatave të gjendjes civile 50 lekë,

për lëshimin e çertifikatave të lindjes në gjuhë të huaj 200 lekë   

për lëshimin e çertifikatave dhe lejes për lidhje martese në gjuhë të huaj 200 lekë

për regjistrimin e dhënies së shtetësisë 2000 lekë

për çdo lidhje martese 1000 lekë   

për ndarje dhe bashkim familjar 1000 lekë.

Deklarimi i   lindjes

Lindja e fëmijës deklarohet te nëpunësi i gjendjes civile nga prindërit, pjesëtarët madhorë të familjes, përfaqësuesit ligjorë ose kujdestarët, dhe, në pamundësi ose në mungesë të tyre, nga personat, që kanë të drejtë të vërtetojnë lindjen. Deklarimi mund të bëhet edhe nga përfaqësues të nënës, me prokurë të posaçme.

Deklarimi i lindjes së fëmijës së gjetur, të cilit nuk i dihen prindërit, bëhet nga organet e njësisë së qeverisjes vendore, organi i rendit publik, në juridiksionin e të cilit ndodhet vendi i gjetjes, në bazë të procesverbalit të mbajtur në kohën e gjetjes së fëmijës.

Për fëmijët e lindur jashtë territorit të Republikës së Shqipërisë nga shtetas shqiptarë, me banim të përhershëm në Shqipëri, regjistrimi i lindjes së fëmijës bëhet në përfaqësitë diplomatike ose konsullore shqiptare, në vendin ku ka lindur. Kur kjo është e pamundur, regjistrimi bëhet edhe në shërbimin e gjendjes civile të atij vendi.

Për fëmijët e lindur jashtë shtetit nëse deklarimi i lindjes bëhet brenda 90 ditësh nga çasti i lindjes së fëmijës përfitohet shpërblim për lindjen në masën 5000 (pesë mijë) lekësh.

Për fëmijët e lindur në shtetin shqiptar përfitohet shpërblim në masën 5000 (pesë mijë) lekësh nëse lindja deklarohet brenda 60 ditëve nga lindja.

Deklarimi i vdekjes

Deklarimi i vdekjes bëhet nga çdo pjesëtar madhor i familjes ose nga personat më të   afërt të familjes dhe, në mungesë të tyre ose për personat pa njeri, nga i ngarkuari i posaçëm i bashkisë, në zyrën e gjendjes civile, ku shtetasi ka vendbanimin ose vendqëndrimin ose ku është gjetur kufoma. Deklarimet janë të vlefshme, kur shoqërohen me raport mjekësor. Deklarimi i vdekjes bëhet brenda 10 ditëve nga ndodhja ose gjetja e kufomës dhe brenda 60 ditëve, kur vdekja ka ndodhur jashtë shtetit. Moszbatimi i deklarimit të vdekjes përbën shkelje administrative dhe dënohet me gjobë në masën 3000 lekë.

Ndryshimi i emrit dhe i   mbiemrit

Sipas Ligjit Nr. 130/2013 datë 25.04.2013 “Për disa shtesa dhe ndryshime në Ligjin Nr. 10 129, datë 11.5.2009 “Për gjendjen civile”, të ndryshuar”, KËRKESA PËR NDRYSHIMIN E EMRIT OSE MBIEMRIT DUHET TË BËHET VETËM NJË HERË DHE VETËM PËR SHKAQE PAPËRSHTATSHMËRIE (PSH. EMRI OSE MBIEMRI KA PËRMBAJTJE FYESE, DISKRIMINUESE OSE RACISTE).

Korrigjimi i emrit dhe mbiemrit

Çdo person, që ka interes për të korrigjuar emrin/mbiemrin e vet, për shkak të një gabimi të provuar material, të bërë gjatë transkriptimit të akteve të gjendjes civile, mund të paraqesë kërkesë pranë zyrës së gjendjes civile. Kërkesa shoqërohet nga dokumentet e mëposhtme:

-          kopje e aktit të lindjes

-          kopje e aktit të martesës

-          çdo document tjetër që provon gabimin    

Kërkesa miratohet në Drejtorinë e Përgjithshme të Gjendjes Civile.

Transferimi i të dhënave të gjendjes civile

Regjistrimi fillestar i vendbanimit/adresës së banesës, si dhe   ndryshimi i vendbanimit/adresës së banesës, si rregull, bëhet në zyrën e gjendjes civile që ka në juridiksion territorial vendbanimin apo banesën e deklaruar. Transferimi i të dhënave të gjendjes civile, në një zyrë tjetër të gjendjes civile bëhet me kërkesën e kryefamiljarit, i cili paraqet pranë zyrës së gjendjes civile të vendbanimit të ri këto dokumenta:

         kërkesën me shkrim për regjistrim në vendbanimin e ri

           dokumentin e pronësisë së banesës ose   kontratë qiramarrje

-          vërtetimin e lëshuar nga administrator i njësisë administrative, ku ai shprehet se shtetasi banon në njësinë administrative përkatëse

-          deklarimi i ndryshimit të vendbanimit bëhet jo më vonë se 30 ditë nga data e ardhjes në këtë vendbanim. Mosbërja e këtij deklarimi brenda këtij afati, përbën shkelje administrative dhe personi gjobitet me 3000 lekë.

  Akti i martesës

Akti i martesës është proçesverbali i mbajtur nga nëpunësi i zyrës së gjendjes civile në bashki ku pasqyrohet vullneti i përbashkët i bashkëshortëve të ardhshëm. Akti i martesës nënshkruhet nga bashkëshortët, në prani të dy dëshmitarëve. Martesa lidhet kur nëpunësi i gjendjes civile vërteton, pasi ka përfunduar proçedura e shpalljes së martesës (shpallja zgjat dhjetë ditë), identitetin e secilit prej bashkëshortëve.

Për lidhjen e martesës shetasi shqiptar duhet të paraqesë këto dokumenta:

-          çertifikatë lindjeje e lëshuar nga zyra e gjendjes civile, jo më pak se 15 ditë nga data në të cilën kërkohet të lidhet martesa, me shënimin për lidhje martese.

-          kartë identiteti

Martesa e shtetasit të huaj ose e personit pa shtetësi, që banon jashtë shtetit ose është banues i përkohshëm në Republikën e Shqipërisë, me shtetas shqiptar lidhet sipas dokumenteve të shtetit, shtetas i të cilit është ose ku ka banimin e përhershëm. Dokumentat legalizohen në përfaqësitë e Republikës së Shqipërisë jashtë shteti, ndërsa ato të lëshuara nga përfaqësitë e huaja të akredituara në Tiranë legalizohen në Ministrinë e Punëve të Jashtme të Shqipërisë.

FAKTE TË NDODHURA JASHTË SHTETIT SHQIPTAR

Lindjet, martesat dhe vdekjet të ndodhura në RUSI, ÇEKI, RUMANI, POLONI, HUNGARI, kur legalizohen, nuk kanë nevojë për vulë Apostille ose konsullore.

Lindjet, martesat dhe vdekjet të ndodhura në GJERMANI, BELGJIKË, GREQI, FRANCË, LEGALIZOHEN NË KONSULLATËN TONË SHQIPTARE QË NDODHET NË KËTO SHTETE.

Lindjet, martesat dhe vdekjet të ndodhura në SHTETET E TJERA DUHET TË JENË TË PAJISURA ME VULË APOSTILLE NGA AMBASADA JONË QË NDODHET NË SHTETIN PËRKATËS KU KA NDODHUR FAKTI.